Política de tratamiento de datos personales

Última actualización: [FECHA]. Esta política cumple la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015).

1. Quién es el responsable

[NOMBRE O RAZÓN SOCIAL], identificado con [NIT / C.C.] [NÚMERO], que opera la marca DataCognitiva, con domicilio en [DIRECCIÓN], Cali, Colombia. Correo: privacidad@datacognitiva.com. Teléfono: [TELÉFONO].

2. Nuestro papel según el caso

• Clientes de los negocios que usan Kika Responde (personas que escriben por WhatsApp a un negocio): el responsable de sus datos es ese negocio. DataCognitiva actúa como encargado: trata los datos solo por cuenta del negocio y según sus instrucciones.
• Negocios clientes, prospectos y visitantes de este sitio: DataCognitiva es el responsable.

3. Qué datos tratamos

• Número de WhatsApp y nombre de perfil.
• Contenido de los mensajes intercambiados con el negocio.
• Datos que la persona entrega para un pedido o una reserva: nombre, dirección de entrega, fecha, número de personas y notas.
• Fecha y hora de los mensajes y su estado de entrega.

No solicitamos datos sensibles. Si una persona los comparte por iniciativa propia (por ejemplo, una alergia), se usan solo para atender su solicitud.

4. Para qué los usamos

• Responder preguntas sobre productos, precios, horarios y sedes del negocio.
• Registrar pedidos y reservas y avisar al personal del negocio.
• Pasar la conversación a una persona del negocio cuando se pide o se necesita.
• Mantener la seguridad del servicio, prevenir abusos y medir su funcionamiento.

No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad de terceros. Los mensajes no se usan para entrenar modelos de inteligencia artificial.

5. Inteligencia artificial

Las respuestas automáticas las genera un asistente de inteligencia artificial. En cualquier momento la persona puede escribir ASESOR para hablar con alguien del negocio.

6. Con quién se comparten (transmisión y transferencia internacional)

Para prestar el servicio usamos proveedores que procesan datos fuera de Colombia, con garantías de seguridad y confidencialidad:

• Meta Platforms (WhatsApp Business): envío y recepción de mensajes.
• Anthropic (Estados Unidos): generación de respuestas con inteligencia artificial.
• Amazon Web Services (Estados Unidos): alojamiento de servidores y base de datos.
• Cloudflare: nombres de dominio y seguridad de la red.

Al escribir al número de WhatsApp de un negocio que usa Kika Responde, la persona autoriza este tratamiento y la transmisión de sus datos a estos proveedores.

7. Cuánto tiempo los conservamos

Mientras el negocio use el servicio y hasta [12] meses después de la última conversación, salvo que la ley exija conservarlos más tiempo o que el titular pida su eliminación antes.

8. Derechos del titular

Toda persona puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, revocar la autorización, pedir prueba de ella, saber cómo se han usado sus datos y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite ante nosotros.

9. Cómo ejercerlos

Escribe a privacidad@datacognitiva.com indicando tu nombre, tu número de WhatsApp y lo que solicitas. También puedes pedírselo directamente al negocio con el que hablaste.

• Consultas: respondemos en máximo 10 días hábiles (prorrogables 5 días hábiles más, con aviso).
• Reclamos (corrección, supresión, revocatoria): respondemos en máximo 15 días hábiles (prorrogables 8 días hábiles más, con aviso).

Para borrar tus datos sigue también las instrucciones de eliminación de datos.

10. Seguridad

Conexiones cifradas (HTTPS), separación de la información de cada negocio en la base de datos, acceso restringido al personal autorizado y copias de seguridad guardadas en almacenamiento privado.

11. Cambios

Si cambiamos esta política, publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de actualización.